Thẻ My Number là gì? Vì sao thực tập sinh tại Nhật bắt buộc phải có thẻ này? Giải thích rõ vai trò, ảnh hưởng đến lương, thuế và quyền lợi TTS
Khi mới sang Nhật, nhiều thực tập sinh thường tập trung vào công việc, chỗ ở hay thu nhập mà chưa thực sự để ý đến những giấy tờ hành chính đi kèm. Trong đó, thẻ My Number là một trong yếu tố ảnh hưởng lâu dài đến toàn bộ quá trình sinh sống và làm việc tại Nhật. Hiểu rõ thẻ My Number ở Nhật là gì và tầm quan trọng với TTS giúp các bạn tránh bỡ ngỡ, chủ động khi làm thủ tục và yên tâm xây dựng cuộc sống ổn định ngay từ những ngày đầu tại Nhật.
Thẻ My Number ở Nhật là gì?
Thẻ My Number ở Nhật là một loại thẻ định danh cá nhân do Chính phủ Nhật Bản cấp cho mỗi người đang sinh sống hợp pháp tại Nhật, bao gồm công dân Nhật và người nước ngoài có thẻ cư trú. Mỗi cá nhân được gắn một dãy số My Number gồm 12 chữ số, dùng để quản lý thông tin hành chính một cách thống nhất và chính xác.
Hiện nay, My Number có thể tồn tại dưới dạng thông báo mã số hoặc thẻ My Number (My Number Card) có gắn ảnh. Trong đó, thẻ My Number gắn ảnh ngày càng được sử dụng rộng rãi. Bởi chúng tích hợp nhiều chức năng tiện lợi. Hỗ trợ người lao động thực hiện thủ tục nhanh hơn trong cuộc sống và công việc hằng ngày tại Nhật.
Tầm quan trọng của thẻ MyNumber đối với TTS
Thẻ My Number không chỉ là một giấy tờ hành chính bắt buộc, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi, thu nhập và sự ổn định cuộc sống của TTS trong suốt thời gian làm việc tại Nhật. Cụ thể bao gồm:
- Cơ sở để bảo vệ quyền lợi thu nhập và các khoản khấu trừ: Thông tin My Number giúp việc tính lương, khấu trừ thuế, bảo hiểm diễn ra minh bạch. Nhờ đó, TTS có thể đối chiếu rõ ràng các khoản bị trừ hằng tháng, hạn chế tình trạng bị trừ sai hoặc thiếu quyền lợi mà không biết nguyên nhân.
- Ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng làm thủ tục: My Number không chỉ được sử dụng trong giai đoạn làm việc ban đầu mà còn theo TTS xuyên suốt các mốc quan trọng về pháp lý. Khi cần chuyển visa, gia hạn tư cách lưu trú hoặc hoàn tất thủ tục sau khi kết thúc chương trình. Thẻ My Number đóng vai trò như mã hồ sơ gốc. Việc thiếu hoặc sai thông tin dễ khiến quá trình xử lý kéo dài và phát sinh phiền toái không cần thiết.
- Giúp TTS chủ động hơn khi giải quyết vấn đề phát sinh: Trong các tình huống như đổi công ty, chuyển nơi ở, điều chỉnh thông tin cá nhân hay làm việc với cơ quan hành chính,... My Number là thông tin bắt buộc để xác minh nhanh. Có My Number đầy đủ giúp TTS xử lý vấn đề gọn gàng, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào người khác.
- Hình thành thói quen tuân thủ kỷ luật hành chính tại Nhật: Việc đăng ký, quản lý và sử dụng My Number đúng quy định buộc TTS phải chủ động theo dõi giấy tờ, mốc thời gian và trách nhiệm cá nhân. Điều này giúp TTS sớm làm quen với cách quản lý chặt chẽ của Nhật Bản, nâng cao ý thức tự giác và thích nghi tốt hơn với môi trường sống – làm việc tính kỷ luật cao.
👉 Xem ngay: HƯỚNG DẪN thủ tục làm hộ chiếu đi Nhật MỚI NHẤT
Cách đăng ký thẻ My Number tại shiyakusho
Đăng ký thẻ My Number tại shiyakusho là thủ tục bắt buộc đối với thực tập sinh sau khi ổn định nơi cư trú tại Nhật. Nếu nắm rõ quy trình từng bước, TTS có thể tự thực hiện nhanh gọn, tránh đi lại nhiều lần và hạn chế sai sót trong hồ sơ hành chính ban đầu.
Bước 1: Đăng ký địa chỉ cư trú tại shiyakusho
Trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển đến nơi ở mới, TTS cần đến shiyakusho để khai báo địa chỉ. Sau khi hoàn tất bước này, hệ thống hành chính của Nhật mới bắt đầu xử lý việc cấp My Number. Đây là điều kiện tiên quyết, chưa đăng ký địa chỉ thì chưa thể có My Number.
Bước 2: Nhận thông báo My Number qua đường bưu điện
Sau khi đăng ký địa chỉ, shiyakusho gửi về nơi ở của bạn một giấy thông báo My Number. Thường được gửi trong phong bì kín, ghi rõ tên người nhận để đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân.
Bước 3: Đăng ký làm thẻ My Number
Từ thông báo đã nhận, TTS có thể đăng ký làm thẻ My Number gắn ảnh. Việc đăng ký có thể thực hiện trực tiếp tại shiyakusho hoặc theo hướng dẫn kèm trong giấy thông báo. Khi đi đăng ký, TTS cần mang theo thẻ cư trú và giấy thông báo My Number.
Bước 4: Chụp ảnh và xác nhận thông tin cá nhân
Tại shiyakusho, thực tập sinh tiến hành kiểm tra lại thông tin, chụp ảnh làm thẻ và xác nhận các nội dung liên quan. Bước này nhằm đảm bảo thẻ My Number phản ánh đúng danh tính và tình trạng cư trú hiện tại của người đăng ký.
Bước 5: Nhận thẻ My Number theo lịch hẹn
Sau khi hoàn tất hồ sơ, shiyakusho thông báo thời gian nhận thẻ. Nhìn chung, thẻ My Number ở Nhật được cấp sau vài tuần. Khi đến nhận thẻ, TTS cần mang theo giấy hẹn và giấy tờ tùy thân theo yêu cầu.
👉 Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký điện thoại ở Nhật siêu đơn giản
Giải đáp thắc mắc
Trong quá trình sinh sống và làm việc tại Nhật, thẻ My Number thường khiến nhiều TTS bối rối vì liên quan đến nhiều thủ tục hành chính và quyền lợi cá nhân. Vì vậy, cùng giải đáp một số thắc mắc dưới đây để các bạn nắm thông tin chính xác.
Mất thẻ My Number có bị phạt không?
Câu trả lời là KHÔNG. Theo quy định tại Nhật Bản, việc làm mất thẻ My Number do sơ suất cá nhân không bị xử phạt hành chính hay phạt tiền. Tuy nhiên, người bị mất thẻ bắt buộc phải khai báo sớm với shiyakusho. Việc khai báo giúp cơ quan chức năng khóa thẻ cũ, tránh nguy cơ bị lợi dụng thông tin cá nhân.
Chuyển ký túc xá có cần cập nhật My Number không?
CÓ. Khi chuyển ký túc xá cần cập nhật thông tin liên quan đến My Number. Cụ thể, My Number là mã số cá nhân cố định và không thay đổi. Nhưng địa chỉ cư trú gắn với My Number bắt buộc phải được cập nhật khi TTS chuyển nơi ở, kể cả chuyển giữa các ký túc xá.
Nếu không cập nhật địa chỉ, TTS có thể gặp rắc rối khi làm thủ tục hành chính, nhận thông báo quan trọng hoặc xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc và sinh sống tại Nhật.
👉 Giải đáp: Đi xuất khẩu lao động Nhật Bản có làm thêm bên ngoài được không?
My Number có ảnh hưởng đến lương và thuế không?
Trả lời: CÓ. Doanh nghiệp sử dụng My Number để kê khai thuế thu nhập cho thực tập sinh. Nhờ mã số này, cơ quan thuế xác định chính xác mức thu nhập, các khoản khấu trừ và nghĩa vụ thuế của từng cá nhân. Nếu My Number chưa được đăng ký, cung cấp sai hoặc không cập nhật đầy đủ. Việc kê khai thuế có thể bị chậm, dẫn đến tình trạng lương bị xử lý muộn, khó đối chiếu các khoản trừ hoặc gặp rắc rối khi quyết toán thuế cuối năm.
Có cần trả thẻ My Number khi về nước không?
KHÔNG. khi về nước bạn không cần nộp lại thẻ My Number cho doanh nghiệp hay nghiệp đoàn. Bởi vì, thẻ My Number là giấy tờ do chính quyền địa phương cấp và gắn với cá nhân, không thuộc quyền quản lý của công ty sử dụng lao động.
Tuy nhiên, trước khi về nước, người lao động cần thực hiện thủ tục khai báo chuyển đi tại shiyakusho nơi đang cư trú. Sau khi hoàn tất khai báo, thẻ My Number không còn hiệu lực sử dụng tại Nhật, nhưng mã số My Number vẫn được lưu trong hệ thống hành chính.
Lời kết
Thẻ My Number ở Nhật là nền tảng giúp các thủ tục hành chính vận hành trơn tru và minh bạch. Đặc biệt với thực tập sinh trong giai đoạn sinh sống và làm việc xa nhà. Khi hiểu đúng và chủ động xử lý các vấn đề liên quan đến My Number. TTS giảm bớt rủi ro không cần thiết, yên tâm hơn trong quá trình làm việc và khép lại hành trình tại Nhật một cách thuận lợi.
